কিভাবে 6 ধাপে একটি দৈনিক সময়সূচী তৈরি করবেন?

একটি করণীয় তালিকা তৈরি করুন
আপনি আপনার কাজগুলি সংগঠিত করা শুরু করার আগে, প্রথমে আপনার দিনের জন্য যা করতে হবে তা লিখুন। মিটিং, ওয়ার্কআউট এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের মতো পুনরাবৃত্ত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন, সেইসাথে সময়সীমা বা ফোন কলের মতো এককালীন কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন৷ আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনি আপনার তালিকা কতটা বিস্তারিত হতে চান। উদাহরণস্বরূপ, যদি "লাঞ্চে যান" যোগ করা আপনার দিন গঠনে সহায়তা করে, তাহলে নির্দ্বিধায় এটি অন্তর্ভুক্ত করুন।

টিপ:আসন্ন সপ্তাহে আপনাকে যে সমস্ত কাজগুলি করতে হবে সেগুলি সম্পর্কে আপনি যদি অনিশ্চিত হন তবে ঠিক আছে৷ আপনার তালিকায় নতুন আইটেমগুলি আসার সাথে সাথে আপনি সর্বদা যোগ করতে পারেন।

আপনার কাজ অগ্রাধিকার
যদি আপনার করণীয় তালিকা অপ্রতিরোধ্য মনে হয়, চিন্তা করবেন না- অগ্রাধিকার দেওয়া সাহায্য করবে। অগ্রাধিকার আপনাকে প্রথমে কী করা দরকার তার একটি পরিষ্কার ধারণা দেয়। যদি মনে হয়

আপনি আজ সবকিছু শেষ করবেন না, আপনি জানতে পারবেন কোন কাজগুলি সবচেয়ে তাৎক্ষণিক প্রভাব ফেলে এবং অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত।

অগ্রাধিকার দিতে, প্রতিটি কাজকে উচ্চ, মাঝারি বা নিম্ন অগ্রাধিকার হিসাবে লেবেল করুন। আপনার কাজগুলি সাজানোর সময় এই প্রশ্নগুলি বিবেচনা করুন:

• কোন কাজের নির্দিষ্ট সময়সীমা আছে?
• কোন কাজগুলো নির্দিষ্ট দিনে সম্পন্ন করতে হবে?
• সেগুলি পূর্বাবস্থায় রেখে দিলে কোন কাজগুলি চাপ সৃষ্টি করবে?
• আমি পরবর্তী কোন কাজগুলি মোকাবেলা করতে চাই?
• কোন কাজ অপেক্ষা করতে পারেন?

টিপ:আপনার যদি পরস্পরবিরোধী কাজ থাকে তবে কোনটি বেশি জরুরি তা মূল্যায়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি প্রকল্প একটি ক্লায়েন্টের জন্য হয় এবং অন্যটি আপনার বসের জন্য হয়, তাহলে ক্লায়েন্টের প্রকল্পটি সম্ভবত অগ্রাধিকার নেয়। সময়সীমা ওভারল্যাপ হলে, সহকর্মীদের বা আপনার পরিচালককে সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করতে বা যেখানে সম্ভব কাজগুলি অর্পণ করতে দ্বিধা করবেন না।

সময়সীমা সেট করুন
আপনার করণীয় তালিকার মধ্য দিয়ে যান এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি কাজের একটি স্পষ্ট সময়সীমা রয়েছে। আপনি যদি সঠিক নির্ধারিত তারিখ সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে এখনকার জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত সময়সীমা সেট করুন-আপনি যেকোনও সময় পরে এটি সামঞ্জস্য করতে পারেন।

অগ্রাধিকারের মতো, সময়সীমাগুলি আপনাকে কোন কাজগুলি সবচেয়ে জরুরী এবং কখন সেগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে তা সনাক্ত করতে সহায়তা করে। সময়সীমা ছাড়া, আপনার যথেষ্ট সময় থাকলেও গুরুত্বপূর্ণ ডেলিভারি মিস করা সহজ। প্রকৃতপক্ষে, অস্পষ্ট সময়সীমা কাজগুলি বিলম্বিত হওয়ার অন্যতম প্রধান কারণ।

টিপ:সময়সীমা শুধুমাত্র কাজের জন্য নয়। ব্যক্তিগত লক্ষ্যগুলির জন্য সময়সীমা সেট করুন যেমন ম্যারাথনের জন্য প্রশিক্ষণ। উদাহরণস্বরূপ, প্রতি সপ্তাহে কত মাইল দৌড়াতে হবে তার দ্বারা আপনার প্রশিক্ষণ পরিকল্পনাটি ভেঙে দিন, যাতে আপনি রেসের জন্য সম্পূর্ণরূপে প্রস্তুত হন।

পুনরাবৃত্ত ঘটনা সনাক্ত করুন
আপনি সময়সীমা সেট করার পরে, আপনার করণীয় তালিকায় যে কোনো পুনরাবৃত্ত ঘটনা নোট করুন। এগুলো হতে পারে সাপ্তাহিক মিটিং, মাসিক বুক ক্লাব বা ক্লায়েন্টদের সাথে নিয়মিত ফোন কল। আপনি এগুলিকে উপেক্ষা করবেন না তা নিশ্চিত করতে এগুলি হাইলাইট করুন৷

সময়, অগ্রাধিকার বা সময়সীমা অনুসারে কাজগুলি সংগঠিত করুন
এখন আসে মজাদার অংশ-সংগঠিত আপনার করণীয় তালিকা। দিনের সময়, অগ্রাধিকার বা সময়সীমা অনুসারে কাজগুলি সাজান। আপনার দৈনন্দিন সময়সূচীতে কাজগুলি স্লট করার সময়, অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে আপনার তৈরি করা ক্রম অনুসরণ করুন। উচ্চ-অগ্রাধিকারের কাজগুলি প্রথমে সম্পন্ন করা উচিত, যখন নিম্ন-অগ্রাধিকার কাজগুলি দিন বা সপ্তাহের পরে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। আপনার সময়সূচী জুড়ে আপনার পুনরাবৃত্ত ইভেন্টগুলিকে ছড়িয়ে দিতে ভুলবেন না। আপনি কাজগুলি চেক করার সাথে সাথে আপনার এজেন্ডা স্বাভাবিকভাবেই পূর্ণ হবে।

নমনীয় থাকুন
আপনার সময়সূচী ম্যাপ করা হয়েছে, আপনি শুরু করার জন্য প্রস্তুত। যাইহোক, নমনীয় থাকা গুরুত্বপূর্ণ। দিনের শুরুতে আপনি যে সময়সূচী তৈরি করেন তা আপনার দিনটি কীভাবে উন্মোচিত হয় তা ঠিক নাও হতে পারে। জিনিসগুলি পরিবর্তন হতে পারে, এবং কাজগুলি প্রত্যাশার চেয়ে কম বা বেশি সময় নিতে পারে, তাই নতুন অগ্রাধিকার এবং চ্যালেঞ্জগুলি উত্থাপিত হওয়ার সাথে সাথে মানিয়ে নেওয়া যায়।